Forretningsorden for H/F Svenstrupengens bestyrelse.
Opdateret 26. april 2026/MW
· Bestyrelsens konstituering
o Bestyrelsen konstituerer sig på det første møde efter generalforsamlingen med valg af næstformand og sekretær.
· Tegningsret
o Formand, Næstformand og Kasserer har tegningsret i fællesskab.
· Afholdelse af bestyrelsesmøder
o Fra 1. april til 31. oktober afholdes bestyrelsesmøder én gang pr. måned.
o Fra 1. november til 31. marts efter behov
o Som fast punkt på dagsordenen aftales næste bestyrelsesmøde
o Punkter der ønskes på dagsordenen skal følges sammen med en begrundelse, til sekretæren senest 5 dage inden mødet, der derefter udsender dagsordenen til bestyrelsesmedlemmerne på mail.
o Der vil være faste punkter på dagsordenen.
o Indkommende punkter behandles
o Bestyrelsesmøderne ledes af en ordstyrer.
o Den der har fået taleretten, afbrydes ikke før ordstyreren giver en anden ordet.
o Man forbereder sig til mødet, så man kan svare på evt. spørgsmål, et dårligt forberedt punkt vil blive udsat.
· Beslutningsdygtighed og afstemning
o Bestyrelsen er beslutningsdygtig når over halvdelen af medlemmerne er til stede. Formand, eller i dennes evt. fravær, Næstformanden, skal altid være til stede.
o Beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal.
o Er man imod beslutningen, begrundes dette.
o Hvert medlem har selv meldt sig til posten, og derfor forventes der deltagelse ved bestyrelsesmøderne.
· Arbejdsfordeling og opgaver
o Formanden:
§ Den daglige driftsledelse og foreningens ansigt udadtil.
§ Tager initiativ til havevandringer, arbejdsdage o. lign.
§ Kontakt til myndigheder.
§ Formanden sørger for at generalforsamlingens beslutninger bliver effektueret.
§ Kontakten til OHS/Forbundet og formandsnetværket.
§ Opsamler punkter til bestyrelsesmøder og udsender dagsorden via sekretæren.
o Kassereren:
§ Ansvarlig for regnskab.
§ Opkrævning af haveleje.
§ Rykkerprocedurer.
§ Kontakt til ekstern regnskabsservice.
§ Lægger udbetalinger klar i banken, til godkendelse af Formand, eller i dennes fravær,
Næstformanden.
o Næstformanden:
§ I formandens evt. fravær tager næstformanden ansvaret for den daglige drift, efter ordentlig overdragelse, hvor de vigtigste opgaver aftales.
o Bestyrelsesmedlem:
§ Ad hoc-opgaver, ledes af formanden eller i dennes fravær næstformanden.
o Sekretær:
§ Modtager mails i indbakken, og sender dem videre til rette bestyrelsesmedlem.
§ Sørger for at journalisere alle sager og tilhørende mail.
§ Sørger for opdatering af foreningens arkiv.
§ Opdaterer medlemslister.
§ Opdaterer og justerer GDPR.
§ Skriver referater fra bestyrelsesmøder og generalforsamlinger (hvis GF vælger det).
· Tavshedspligt og habilitet
o Der er 100% tavshedspligt om alt der diskuteres på bestyrelsesmøderne, og tavshedspligten gælder også i forhold til familiemedlemmer med mere.
o Følsomme medlemsoplysninger håndteres af Formand og kasserer.
§ Hvert bestyrelsesmedlem forpligter sig til at tale ordentligt TIL og OM hinanden.
§ Være medvirkende til at stoppe rygtedannelser.
§ Et bestyrelsesmedlem kan ikke deltage i sager hvor denne er personligt eller på anden måde involveret.
· Kommunikation med medlemmerne:
o Intet medlem af bestyrelsen tager kontakt til et medlem, uden årsagen har været drøftet på et bestyrelsesmøde, og er godkendt.
o Alle medlemmer i bestyrelsen, forpligter sig til at gå aktivt ind for at få tingene til fungere i foreningens dagligdag.
o Ved sager hvor et medlem er i risiko for at blive ekskluderet, håndteres sagen af Formand og Kasserer i fællesskab.
o Al kommunikation mellem medlemmer og bestyrelse og omvendt, vedrørende regler og vedtægter, sker via mail.
o Referater fra bestyrelsesmøder og anden information udsendes på mail.
· Generelt:
o Forretningsordenen opdateres efter hver generalforsamling.
o Bestyrelsen godkender i fællesskab nye medlemmer.
o Oprettelse af et værdisæt, som nye medlemmer skal kunne se sig selv i, og acceptere inden medlemskab tildeles.
Der arbejdes efter denne forretningsorden, fra bestyrelsesmødet 28. april 2026 og frem.