Foreningens behandling af dine personoplysninger.

For at du kan være medlem i haveforeningen, er du nødt til at give foreningen en række oplysninger om dig selv, og dette er udelukkende for, at foreningen kan varetage sine opgaver overfor dig og omverdenen.

Vi behandler kun dine personoplysninger til bestemte formål, og når vi har en lovlig grund.

Foreningens legitime interesser i at behandle dine oplysninger er:

·         Dit fulde navn

·         Din folkeregisteradresse

·         Din e-mail

·         Dit telefonnummer

·         Dit CPR-nummer ved kontakt via E-Boks

Foreningens formål.

Med at indsamle oplysninger om dig er udelukkende nødvendigt for, at vi kan administrere haveforeningen, og de legitime interesser hvor vi behandler dine persondata er:

• Håndtering af dine rettigheder som medlem i henhold til vedtægter og lejeaftale/brugsretsaftale mv.
• Ved medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent og lignende.
• Ved eksterne regler, f.eks. for byggeri.
• Ved vurdering og salg af kolonihavehuse.
• Ved afholdelse af sociale arrangementer, fælles arbejdsdage og

andre aktiviteter.
• Ved brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen.

• Ved videregivelse af dine almindelige personoplysninger til Kolonihaveforbundet, herunder den lokale kreds i relevant og nødvendigt omfang, fx byggeansøgninger og vurderinger.
• Ved administration af din relation til os.

I nogle tilfælde behandler vi personoplysninger, fordi vi har fået dit samtykke.

Vi har fået samtykke, fordi det ikke direkte står i vores vedtægter, lejekontrakt med jordejer eller i en lov, at vi skal registrere og behandle netop de personoplysninger, vi har brug for.

Når du evt. forlader foreningen, gemmer vi dine data i det antal måneder loven foreskriver, typisk fem hele kalenderår, herefter slettes de.

Hvilke personoplysninger anvender vi ud over dine data som nævnt ovenover:

Havelodsadresse: Nødvendigt i forhold til betaling af haveleje.

Indmeldelsesdato: Nødvendigt i forhold til medlemslister.

Bank og kontonr.:   I tilfælde hvor du skal have tilbagebetaling, eller hvis du tildeles et             tillidshverv.

Korrespondance som, mail, sms-beskeder, referater, kopier af evt. påbud eller påkrav.

Af sikkerhedsmæssige årsager kan foreningen foretage TV-overvågning mv. af f.eks. adgangsveje, fællesarealer mv.

Vi indsamler, behandler og opbevarer kun personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at opfylde foreningens formål eller andre retlige forpligtelser.

I det omfang vi indsamler oplysninger om dig, som ikke umiddelbart er nødvendige for at opfylde foreningens formål eller retslige forpligtelser, beder vi først om dit samtykke.

Det kan eksempelvis være oplysninger om din fødselsdato eller helbredsoplysninger.

Hvem oplyser os om dine data.

Oplysninger kommer primært fra dig selv i forbindelse med din indmeldelse i foreningen.

Der indhentes ikke yderligere oplysninger om dig hos myndigheder mv., som ikke allerede er offentligt tilgængelige.

Giver vi dine oplysninger videre.

Dine medlemsoplysninger behandles i Kolonihaveforbundets medlemssystem.

Det betyder, at dine oplysninger overlades til Kolonihaveforbundet som databehandler efter en databehandleraftale, som er indgået mellem haveforeningen og Kolonihaveforbundet.

Oplysningerne om dig bruges i forbindelse med den daglige administration af haveforeningen og i Kolonihaveforbundets øvrige IT-platforme, f.eks. vurderingssystemet og Dialognet.

Oplysningerne behandles også af kredsen, eksempelvis ved oprettelse af kredstillidshverv samt af havekonsulenter i forbindelse med havepræmiering.

Medlemsoplysninger, som fremgår af vurderingsrapport og købsaftale, bliver videregivet til køber i forbindelse med en overdragelse.

Dine oplysninger videregives ikke til andre udenfor Kolonihaveforbundet, heller ikke udlejer eller myndigheder, medmindre myndigheden ifølge en lov har krav på at få udleveret oplysningerne fra haveforeningen.

I så fald har haveforeningen pligt til at udlevere dem.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring.

Vi overfører ikke dine personoplysninger til lande udenfor EU/EØS.

Bestyrelsen og andre tillidsvalgte har i øvrigt fuld tavshedspligt om dine personoplysninger.

Hvordan opbevarer vi dine personoplysninger og hvornår sletter vi dem?

Vi opbevarer kun dine oplysninger, så længe de er nødvendige i forhold til vores kontraktlige forhold, og kun så længe som loven kræver det.

Sikkerhed, dine data opbevares sikkert.

Hos Schweiziske Tresorit har foreningen indgået en aftale om en cloudløsning, og i denne er dine data sikret bag flere niveauer af sikkerhed, og de kan kun tilgås af kasserer og arkivar.

Der ligger ingen data på private computere eller drev, og persondata på papir scannes og lægges også op i skyen, hvorefter papiret makuleres.

Både kolonihaveforbund og foreningen foretager løbende backup.

Ud over Tresorit, har vi en aftale med Legal Compliance platform, hvor vi håndterer GDPR løbende, dvs. vi registrerer alt fra næsten et brud på datasikkerheden og til misbrug eller tyveri af data, hvis det skulle forekomme.

Vi har en databehandler med Kolonihaveforbundet.

Dine rettigheder.

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig.

Du har ret til at få indsigt i, hvilke oplysninger vi behandler, og hvad vi bruger dem til.

Du kan også få oplyst, hvor længe vi gemmer oplysningerne, og hvem der modtager oplysningerne i de sjældne tilfælde, hvor oplysningerne videregives.
  

Du har ret til at få rettet eller slettet dine personoplysninger med de begrænsninger, der ligger i de legitime behandlingsgrundlag.
Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset, alt i forhold til foreningens legitime interesser i fortsat at opbevare dem.

Særligt har du en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring (Kolonihavebladet kan også fravælges)

Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid.

Du kan henvende dig til formanden, hvis du ønsker at benytte dig af disse rettigheder, og derefter undersøger vi om der er legitime interesser for os i at beholde dem. Du har som medlem fortsat pligt til at holde foreningen opdateret på dine adresseforhold mm.

Klage.

Hvis du er utilfreds med den måde foreningen behandler dine persondata på,

Skal du indsende en klage til bestyrelsen eller du kan indbringe klagen foran generalforsamlingen.

Du kan også klage til Datatilsynet, Borgergade 28, 5., 1300 København K.