Bestyrelsens behandling af dine personoplysninger.

For at du kan være medlem i haveforeningen, er du nødt til at give Foreningsbestyrelsen en række oplysninger om dig selv, og dette udelukkende for, at Foreningsbestyrelsen kan varetage sine opgaver overfor dig og for omverdenen.

Vi behandler kun dine personoplysninger, når vi har en lovlig grund til det.

Foreningsbestyrelsens (Herefter "Bestyrelsen") lovlige ret til at opbevare data om dig er:

Dit fulde navn

Din folkeregisteradresse (Skal dokumenteres ved bopælsattest)

Din e-mail

Dit telefonnummer

Dit havelodsnummer

Din indmeldelsesdato

Dit kontonummer (KUN hvis du modtager et tillidshverv i foreningen/kredsen)

Bestyrelsens formål:

Med at indsamle oplysninger om dig er udelukkende for, at vi kan administrere haveforeningen, og de situationer hvor vi behandler dine persondata er:

Håndtering af dine rettigheder som medlem i henhold til vedtægter og

lejeaftale/brugsretsaftale mv.
 

Ved medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent og lignende.

Ved eksterne regler, f.eks. for byggeri.
 

Ved vurdering og salg af kolonihavehuse.
 

Ved afholdelse af sociale arrangementer, fælles arbejdsdage og 

andre aktiviteter.
 

Ved brug af situationsbilleder taget i foreningen, der viser en konkret aktivitet eller situation i foreningen.

Ved videregivelse af dine almindelige personoplysninger til Kolonihaveforbundet,

herunder den lokale kreds i relevant og nødvendigt omfang, fx byggeansøgninger og

vurderinger.
 

Ved generel administration af din relation til os, det kan være almindelig

korrespondance som, mail, sms, mms, referater, kopier af evt. skidtbreve, påbud eller

påkrav.

I det omfang vi indsamler oplysninger om dig, som ikke umiddelbart er nødvendige for at opfylde foreningens formål eller retslige forpligtelser, beder vi først om dit samtykke.

Der er ind til videre (27. juni 2026) kun et særligt forhold, hvor vi beder om dine helbredsoplysninger, og det er i det tilfælde, hvor du søger om at blive fritaget for deltagelse i de fælles arbejdsdage. (Der er ingen fritagelse for pleje og vedligehold af dit havelod, det er kun de fælles arbejdsdage man i særlige tilfælde kan fritages for)

Summeret op, opbevarer vi kun et absolut minimum af oplysninger om dig som medlem, og kun de der er nødvendige i den daglige drift, og hvis vores foreningsmæssige forhold ender en dag, bliver alle data om dig slettet, i henhold til gældende lovgivning.

Hvad vi ikke spørger vi ikke om: 

Bestyrelsen kan opsætte videoovervågning, til sikring af adgangsveje, toiletbygning, containerplads, p-pladser, fællesarealer og lignende. 

Bestyrelsen kan også installere adgangskontrol på fx. fælleshus, toiletbygning og lignende.

Evt. videomateriale gemmes som udgangspunkt ikke, men i særlige tilfælde vil åbenlyse strafbare hændelser blive gemt, og overdraget til ordensmagten hvis det retsligt bliver bestyrelsen pålagt, at udlevere optagelserne.

Intet medlem kan få adgang til at se optagelser, kun i særlige tilfælde hvor medlemmet evt. er blevet forulempet på en p-plads, har fået ødelagt/stjålet sin bil, og i sådanne tilfælde vil bestyrelsen først sikre at hændelsen er foregået, og hvis der er andre medlemmer på optagelsen, vil disse først blive spurgt om optagelsen må blive vist, og ligeledes blive inviteret med. Medlemmet med den særlige interesse, kan anmode om optagelsen, og hvis andre medlemmer er på samme, skal der underskrives en aftale af alle der er på optagelsen. Når optagelsen derefter evt. overdrages, slettes den imens medlemmet plus evt. andre på optagelsen ser det ske. 

Viser optagelsen en bekræftet strafbar handling rettet mod foreningen eller bestyrelsen, udleveres materialet kun til ordensmagten som bilag til anmeldelsen.

Der vil på foreningens område blive skiltet med at man evt. kan støde på et videokamera. (Hvis/Når det evt. bliver aktuelt med overvågning, tilrettes ovenstående afsnit)

Adgangskontrollen indeholder ingen persondata, den oplyste adgangskode er ganske vist unik, og parret med et havenummer, men fremmede kan ikke koble navne m.m. sammen.

Hvem oplyser os om dine data:

Oplysninger kommer primært fra dig selv i forbindelse med din indmeldelse i foreningen.

Der indhentes ikke yderligere oplysninger om dig hos myndigheder mv., som ikke allerede er offentligt tilgængelige.

Giver vi dine oplysninger videre:

Dine medlemsoplysninger behandles i Kolonihaveforbundets medlemssystem.

De oplysninger der overlades til Kolonihaveforbundet har ansvaret som databehandler, og derfor er der også en aftale mellem Bestyrelsen og Kolonihaveforbundet så ansvar for et evt. læk er bekræftet.

Oplysningerne om dig bruges i forbindelse med den daglige foreningen og i Kolonihaveforbundets øvrige IT systemer,  som vurderingssystemet, dialognet men også til administration af, hvem der ønsker Havebladet tilsendt.

Oplysningerne behandles kredsen, det kan ske oprettelse af kredstillidshverv, havekonsulenter i forbindelse med fx. præmieringer, Kredsen har også dine navnedata som fornavn, efternavn og havelodsnummer når du søger byggetilladelse.

Medlemsoplysninger, som fremgår af vurderingsrapport og købsaftale, bliver videregivet til køber i forbindelse med en overdragelse.

Dine oplysninger videregives ikke til andre udenfor Kolonihaveforbundet, heller ikke udlejer eller myndigheder, medmindre myndigheden ifølge en lov har krav på at få udleveret oplysningerne, hvis det sker, har Bestyrelsen pligt til at udlevere disse.

Vi kan undersøge hos andre af Odense Kommunes kolonihaveforeninger, ved ansøgning om medlemsskab på Svenstrupengen H/F, om du er blevet opsagt pga. forhold bundet i vedtægter, lejevilkår, ordensregler, lejekontrakter, lokanplaner eller lovgivningen.

Vi videregiver ikke personoplysninger markedsførings firmaer, Havebladet distribueres af Kolonihaveforbundet, og du kan til enhver tid framelde dig modtagelsen af det.

Dine personoplysninger gives aldrig til lande udenfor EU/EØS.

Bestyrelsen og tillidsvalgte har FULDSTÆNDIG tavshedspligt om dine personoplysninger, oplever du selv brud på dette, bedes du straks oplyse bestyrelsen om forholdet.

Hvordan opbevarer vi dine personoplysninger:

Vi opbevarer kun dine oplysninger, så længe de er nødvendige i forhold til vores kontraktlige forhold, og kun så længe som loven kræver det.

Sikkerhed, dine data opbevares sikkert.

Hos Schweiziske Tresorit har foreningen indgået en aftale om en cloudløsning, og i denne er dine data sikret bag flere niveauer af sikkerhed, og de kan kun tilgås af kasserer og arkivar.

Der ligger ingen data på private computere eller drev, og persondata på papir scannes og lægges også op i skyen, hvorefter papiret makuleres.

Både kolonihaveforbund og foreningen foretager løbende backup.

Ud over Tresorit, har vi en aftale med Legal Compliance platform, hvor vi håndterer GDPR løbende, dvs. vi registrerer alt fra næsten et brud på datasikkerheden og til misbrug eller tyveri af data, hvis det skulle forekomme.

Dine rettigheder:

Du har nogle særlige rettigheder efter GDPR, når vi behandler personodata om dig.

Du har ret til at få indsigt i, hvilke oplysninger vi behandler, og hvad vi bruger dem til.

Du kan også få oplyst, hvor længe vi gemmer oplysningerne, og hvem der modtager oplysningerne i de sjældne tilfælde, hvor oplysningerne videregives.
  

Du har ret til at få rettet eller slettet dine personoplysninger med de begrænsninger, der ligger i de legitime behandlingsgrundlag.

Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset, alt i forhold til foreningens legitime interesser i fortsat at opbevare dem.

Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid.

Du skal henvende dig SKRIFTLIGT til Formanden, hvis du ønsker at benytte dig af disse rettigheder. Bestyrelsen vil der efter undersøge om din henvendelse er berettiget, er den det, vil den selvfølgelig blive omsat til handling. Bestyrelsen kan også vælge at melde tilbage med besked om at intet ændres, og at du henvises til dine klagemuligheder. 

HUSK at du har som medlem fortsat pligt til at holde foreningen opdateret på dine adresseforhold mm.

Klage:

Hvis du ikke er tilfreds med Bestyrelsens måde at behandle dine data på, er du altid velkommen til at indsende en klage til generalforsamlingen.

Du er også velkommen til klage til Datatilsynet, Borgergade 28, 5., 1300 København K.